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Le changement durable
De part notre expérience, nous savons que l'accompagnement du changement comporte un double défi :
- Déployer le changement efficacement pour atteindre les objectifs de performance attendus,
- Créer les conditions d'un maintien efficace de l'organisation cible.
C'est le changement durable.
Le déploiement efficace d'un changement peut se limiter à la mise en place des éléments accompagnant les utilisateurs vers leurs nouvelles activités.
C'est déjà un défi, mais cela nous parait insuffisant.
Si la condition du déploiement réussi est respectée, un projet de changement devient durable si les effets du changement sont maintenus dans le temps.
C'est le cas s'il produit deux éléments :
- des livrables pérennes, maintenables et maintenus,
- une organisation de pilotage du processus concerné.
Des livrables pérennes, maintenables et maintenus.
Les livrables d'un projet de changement sont notamment les documentations, les supports de formation, les modules eLearning, les éléments de communications (La liste n'est pas exhaustive).
Nous préconisons de procéder à une analyse du besoin en documentation et en supports avant de les réaliser. Aussi surprenant soit-il, nous constatons trop souvent que la documentation fonctionnelle, les supports de formation, les supports de test utilisateurs sont réalisés "par devoir", pour respecter les bonnes pratiques.
On oublie trop souvent de se demander pourquoi et pour qui on documente ?
Nous avons bâti une méthode qui conduit à définir une ensemble de livrables cohérents dont la base est une documentation modulaire et structurée qui regroupe sur une même racine l'ensemble des éléments documentaires jugés nécessaires.
En complément des livrables, nous proposons une démarche et une organisation qui conduisent à maintenir ces éléments tout au long de la vie post-déploiement : des livrables pérennes et maintenus.
Un processus transverse piloté
L'objet d'un projet métier est de faire naitre une organisation nouvelle cadrée par des objectifs de performance : le (ou les) processus métier.
Pour maintenir l'organisation au niveau de performance attendu, il faut créer une structure qui va gérer plusieurs activités.
Nous avons régulièrement travaillé sur ces sujets et sommes partisants de mettre en place une logique de Pilotes de Processus (BPO : Business Process Owners) et des structures de Référents (KU : Key-users).
Les premiers s'emploient à mettre au point des plans d'action afin de garantir la performance des processus et les adapter aux évolutions constatées par le métier.
Les seconds sont dans les équipes métier ou leurs activités principales sont d'assister les utilisateurs sur le terrain et de remonter les demandes d'amélioration exprimées par les utilisateurs.
Un processus est une organisation vivante. Il est par nature structurant. L'entreprise doit aussi s'adapter et parfois très rapidement à des évolutions du contexte.
Trop de projets métier aboutissent à plaquer un processus transverse sur une organisation verticale qui naturellement tendra à reprendre les anciennes habitudes.
Les pilotes de processus et les référents créent les conditions d'un maintien efficace de l'organisation cible et garantissent un processus transverse piloté.
Dans le prolongement des projets d'accompagnement que nous animons, l'équipe de Just IN Rôle dispose de l'ensemble des expériences et compétences nécessaires pour mettre en oeuvre le Changement Durable.
